中小企業での取引だからこそ知っておきたい!契約書を作成しておくメリットとは。

「相手方の社長とは昔からよく知っている間柄だから、契約書を交わさなくても問題ない」「契約書をいちいち用意するのが面倒・・・。」

そう考え、契約書を交わさずに発注書などの書類だけで取引をされている会社は少なくないのではないでしょうか。

しかし、相手方とどれほど親しい間柄であっても、ちょっとしたきっかけでトラブルになる可能性は否定できません。そのときに、契約書があればトラブルを事前に回避できる上に、トラブルになった際の有力な証拠となりえます。今回は、中小企業こそ知っておきたい、契約書を作成するメリットについて解説します。

 

契約書を交わさない取引はトラブルのもとになることも…

契約は、当事者間での申込と承諾があれば成立するものです。原則として、「契約は必ず書面で交わさなければならない」などのルールはありません。契約は口約束でも成立します。ビジネスはお互いの信頼関係の上で成り立つものなので、お互いにきちんと約束したことを守っているうちは、問題ないでしょう。

しかし、約束したことを相手方が必ずしもずっと守ってくれるとは限りません。また、お互いに言ったことや約束の内容について思い違いや解釈の違いなどが生じる可能性もあります。そこから信頼関係を損ない、契約が破たんしてしまうことも考えられるでしょう。

契約当事者同士がお互いに気持ちよく取引を始め、かつ良好な関係を維持するためにも、契約書の締結は必要不可欠なことなのです。

 

契約書のもたらす安全性・メリットとは

契約書のもたらす安全性やメリットは以下の3つに集約することができます。

①合意内容を明確にできる

それぞれの項目について、相手方と交渉してどのような合意に至ったかを文書化することで、合意内容を明確にすることができます。具体的に言語化することで、お互いの解釈の違いによるトラブルの防止にもなるでしょう。また、後日何か問題が生じたときに、「言った・言わない」の争いが生じるリスクを回避することも可能です。

 

②リスクをコントロールできる

契約の対象たる取引や業務の遂行には、信用リスク、レピュテーショナルリスク、不可抗力リスクなどさまざまなリスクが潜んでいます。最悪のシナリオになったときを想定して契約書を作成しておけば、かかる事態が発生しても、自社の権利を確保できるようリスクを最小化したり、コントロールしたりすることができます。

 

③紛争が生じたときの証拠になる

業務を遂行しているときに、債務不履行などのトラブルが生じるケースも考えられます。
相手方と争いを解決するために交渉や裁判を行うことになった場合、契約書があれば、お互いが合意していた内容について客観的に示す証拠資料となりえます。

 

 

契約書の準備~締結までの検討フロー

実際に相手方と契約書を交わすときは、契約準備・契約交渉・契約締結の3つのフェーズに分け検討します。

 

①契約準備

まず、事前準備として事業部門にヒアリングするなどして、案件に関する事実関係の把握をします。その上で、法的リスクを分析・評価し、取ってはいけないリスクと取った上でコントロールするリスクを峻別します。

たとえば、行政処分や刑事罰などを受ける可能性があるものは「取ってはいけないリスク」に該当します。一方、危険負担や瑕疵担保責任、損害賠償責任などは取った上でコントロールするリスクであると言えるでしょう。

 

②契約交渉

次に、具体的な契約内容について相手方と交渉を進めます。契約交渉では技術や営業に関する情報、製品情報や顧客情報など自社の持つ機密情報を相手方に開示することもありますので、この段階で契約交渉中の機密情報の扱いについて定めた秘密保持契約(NDA)も結んでおいた方が良いでしょう。

契約交渉が進むにつれて前提条件が変更になることもあります。その際、取ってはいけない法的リスクを再検討する必要があるため、再度法務担当者は事業部門の担当者に対してヒアリングを行い、法的リスクについて判断することになります。

 

③契約締結

相手方との交渉がまとまったら、契約書のドラフトを作成します。契約書は裁判になったときに非常に強力な証拠となりえるため、それを十分考慮し、合意内容に認識の齟齬がないか、自社に不利な内容の条項がないか、また誤字・脱字はもちろん、甲乙のミスなどがないように慎重に作成します。

民法の契約自由の原則に基づき、当事者間の合意があれば法律の規定以上に有利な条項を盛り込むともできます(ただし、強行規定にあたるものなどはこの限りではありません)。

 

AI-CONでは契約書の雛形をご用意

契約書は今後の取引を左右する重要な書類なので、作成にはある程度時間も手間もかかるものです。弁護士に依頼をすれば、簡単なものでも1週間程度はかかることが多くあります。AI-CONでは、特にスタートアップビジネスに役立つ契約書のドラフトを複数ダウンロードできるようになっています。

ダウンロードできる契約書は、秘密保持契約書(NDA)や開発業務委託契約書をはじめ、コンサルティング・アドバイザリー契約書、投資契約書、販売代理店契約書など、さまざまな業種・業界で使えるものばかり。

それぞれの雛形には、委託者有利・中間型・受託者有利の3パターンが用意されているので、相手方との関係に合わせて利用することができます。

このような雛形を使って自社に必要ないし有利な条項を追加したり、不要ないし不利な条項を削除したりして契約書を作成することで、契約書を一から作る手間暇やコストが大幅に減ります。そうすれば、本業に専念できる時間もより増えるでしょう。

 

業務量を増やさずに法的リスクを減らす、ということに興味がおありでしたら、ぜひここからチェックしてみてくださいね。

 

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